Mit der Excel-Software lassen sich auch komplexer strukturierte Kalkulationen erstellen. Dafür eignen sich die IF-Funktionen ganz besonders gut. Mittels dieser Funktionen kann man Einträge für bestimmte Zellen, ganze Zeilen oder Kolumnen automatisieren. Das erweist sich als praktisch, wenn man bestimmte Einträge nicht manuell vornehmen möchte, weil diese genauso gut durch den Rechner erledigt werden können.

Konkrete Beispiele für die IF-Funktion

Nehmen wir an, man hat eine riesige Liste mit Personen, die Vereinsgebühren zahlen müssen. Was ist, wenn die Gebühren vom Alter einer Person abhängen? Die Gebühren könnten zudem gestaffelt sein. Bis zum Alter von 15 Jahren zahlt man keine Gebühren, ab 16 Jahren fallen Gebühren von 2 Euro pro Monat an. Beim Erreichen der Volljährigkeit könnte sich der Beitrag dann verdoppeln. Wie berechnet man in einem solchen Fall die Jahresgebühr, die am ersten Januar fällig wäre? Für solche Fälle kann man schon mit den einfachen IF-Funktionen die Berechnung der Gebühren automatisieren.

IF ( logischer_Test, ( Wert_wenn_ja ), ( Wert_wenn_nein ) )

Natürlich benötigen wir dafür mehrere Kolumnen. In der Ersten stehen die Namen der Klubmitglieder. In der Zweiten tragen wir das Geburtsdatum ein und in der Dritten setzen wir eine Formel ein, die das Alter berechnet.

Dazu muss lediglich die aktuelle Jahreszahl von der Jahreszahl des Geburtsdatums abgezogen, also subtrahiert, werden. In einer weiteren Kolumne nutzen wir besagte IF-Funktion zu der Abfrage, ob Gebühren anfallen. Die könnte abstrahiert wie folgt aussehen:

IF ( Alter größer 15, ( Basisgebühren ) , ( noch nicht gebührenpflichtig ) )

Jetzt richten wir eine weitere Kolumne ein, in der der Beitrag im Fall der Volljährigkeit verdoppelt wird.

IF ( Alter größer 17, ( Zusatzgebühren ), ( keine Zusatzgebühren ) )

Natürlich brauchen wir in diesem Beispiel auch noch eine weitere Kolumne für eine weitere Formel, um die Basisgebühren und Zusatzgebühren miteinander zu addieren. Selbstverständlich kann man die beiden Formeln auch zu einer Formel zusammenfassen. Aber zur Veranschaulichung haben wir den Schritt hier noch nicht integriert.